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De 2.000 fichas en papel a una base de pacientes lista para reactivar
Una clínica con 2.000 historias en papel, de hasta 19 páginas cada una, y un software de gestión que no podía recordar ni segmentar nada porque no tenía los datos. La alternativa que le proponían era un data entry de 8–10 meses. Diseñamos un sistema en el que recepción fotografía la ficha, la IA extrae los datos, una persona los verifica y el software de gestión los recibe. El objetivo es una lista de pacientes para reactivar.
EquipoUn solo centro (dirección clínica, especialistas, higienista, recepción)CiudadEspañaDuración8–12 semanas, al ritmo de recepciónEstadoCaso de diseño · propuesta
Estimación sobre datos declarados por el cliente. No es un resultado medido.
8–10 meses → 8–12 semanasdigitalizar 2.000 fichas
1–2 min por fichahechos en los huecos muertos de recepción
≈ 12.000–15.000 €de coste laboral de data entry evitado
Una fracción pequeñade las 2.000 fichas, reactivada, basta para cubrir la inversión
Antes / después previsto
Digitalizar el archivoData entry, 8–10 meses a media jornada8–12 semanas, 1–2 min por ficha
Datos del pacientePapel, hasta 19 páginasCampos con su página de origen; identificación, contacto y última visita verificados al 100 %
Quién lleva 2+ años sin venirMirar ficha por fichaLista filtrada con teléfono y tratamiento pendiente
Recordatorios y campañas del softwareSin datos para funcionarActivados con última visita y tratamiento pendiente
Tareas y presupuestos del díaExcel y memoriaLista priorizada, cada tarea con su porqué
Visión de la direcciónNingunaResumen semanal por WhatsApp
Agentes del sistema
01CapturaUna mini web en el móvil fotografía la ficha y la sube a Drive, sin escáner.
02Extractor de fichasSaca última visita, tratamientos hechos y pendientes, contacto y alertas, cada dato con su página de origen.
03Cola de verificaciónIdentificación, contacto y última visita se revisan al 100 %; el resto, por muestreo. Las dudas van a una cola.
04Generador de importaciónPrepara el archivo importable, el PDF de cada ficha y la lista de reactivación.
05Organizador del día (opcional)Tareas y presupuestos ordenados para recepción y resumen semanal para la dirección.
Punto de partida
- 2.000 fichas en papel, de hasta 19 páginas cada una.
- Última visita y tratamiento pendiente no consultables sin abrir la ficha.
- El software de gestión no podía segmentar ni recordar nada que no tuviera cargado.
- Alternativa propuesta por terceros: data entry de 8–10 meses, y la ficha seguiría en papel.
Impacto estimado
Data entry: 8–10 meses a media jornada≈ 12.000–15.000 € de coste laboral (estimación de Astor).
Umbral de recuperación: basta con que una fracción pequeña de las 2.000 fichas vuelva a tratamiento, como pacientes reactivados o nuevos, para cubrir la inversión.
Estimación sobre datos declarados por la clínica. No es un resultado medido.
«Me interesa contactar pacientes y dejar el día resuelto.»Dirección de la clínica
Cómo decide el humano
Una persona verifica cada dato clave antes de cargarlo. Los mensajes a pacientes salen de un solo emisor. El sistema no toca la agenda ni la historia clínica.
Cliente anonimizado.
¿Tienes un proceso parecido?
En dos semanas te decimos cuánto margen se fuga y qué sistema lo recupera.