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Despachos · asesoría contable

De redactar mensajes todo el día a aprobar borradores

Despachos de 10–17 personas en los que la mayor parte del negocio entra por WhatsApp y correo, y donde el socio pasa unas 4 horas al día respondiendo mensajes. Diseñamos una bandeja única con la respuesta ya redactada, un parte diario por WhatsApp y seguimiento de altas, bajas y cobros. El equipo aprueba, ya no redacta. Todo lo que sale lo firma una persona del despacho.

Equipo10–17 personasCiudadEspañaDuración6–9 semanasEstadoCaso de diseño · propuesta

Estimación sobre datos declarados por el cliente. No es un resultado medido.

3–6 min → ~20 sresponder un WhatsApp de cliente (de redactar a aprobar)
3 de cada 4borradores salen sin tocar (objetivo)
9–13 h/semanadevueltas al socio
≈ 825 h/añode capacidad liberada en el equipo

Antes / después previsto

Responder un WhatsAppRedactar, 3–6 min cada unoAprobar, ~20 s
La caja de cada mañanaEntrar al banco y repasar a manoParte dos veces al día, por WhatsApp
Un alta nuevaCorreo a correo, ~2 h de ida y vueltaChecklist, contrato y seguimiento solos
Un cobro atrasadoPerseguirlo desde el calendarioReclamación preparada al vencer
«¿Qué pasó con este cliente?»Buscar en correo, WhatsApp y ExcelRespuesta con la fuente delante
Rentabilidad por clienteSin datoHonorarios frente a esfuerzo registrado

Agentes del sistema

01Bandeja con borradoresWhatsApp y correo en un solo lugar, con la respuesta escrita en la voz de cada persona.
02Parte diarioQué entró, qué salió y qué hay, más las decisiones pendientes, dos veces al día por WhatsApp.
03ExpedientesAltas, bajas y documentación, con estado y responsable.
04CobrosAvisos y reclamaciones preparados al vencer.
05Copiloto del despachoResponde sobre clientes y criterios con la fuente citada.

Punto de partida

  • ~4 h/día del socio solo respondiendo mensajes.
  • 100+ WhatsApps y ~50 correos al día; ~80 % del negocio entra por WhatsApp.
  • ~200 contratos en cartera (≈ 65 % autónomos, ≈ 35 % sociedades).
  • El cliente estima que el 70–80 % del trabajo es mecánico (estimación verbal, sin medir).

Impacto estimado

Equipo: 9 personas × 25 min/día × 220 días ÷ 60≈ 825 h/año.
Socio: de ~20 h/semana en mensajes y administración, se recuperan 9–13 h/semana.
Las horas no se convierten en ahorro de nómina: son capacidad para crecer sin ampliar plantilla.

Resume dos proyectos de asesoría, por eso algunas cifras son rangos. Estimación sobre datos declarados por los despachos. No es un resultado medido.

«No sé cómo vivo.»Socio de un despacho, sesión de diagnóstico

Cómo decide el humano

Ningún bot habla con los clientes; todo lo que sale lo firma una persona del despacho. La autonomía se gana tarea a tarea, se revoca con un mensaje y cada acción queda registrada.

Clientes anonimizados.

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